DEDICARE – Informații privind confidențialitatea și protecția datelor
Proiect: Digitalizarea și echitatea, diversitatea și incluziunea (EDI) pentru îmbunătățirea îngrijirii tinerilor cu anomalii congenitale: un program de formare pentru personalul medical în realizarea intervențiilor psihosociale

Program: Erasmus+ KA220-HED – Proiecte de cooperare în domeniul învățământului superior

Număr de proiect: 2024-1-SE01-KA220-HED-000245464

Perioada proiectului: 2024–2027

Coordonator de proiect: Universitatea Kristianstad, Suedia

Site-ul proiectului: vrdedication.eu

Ultima actualizare: 29 octombrie 2026

1. Introducere
Proiectul DEDICATION promovează protecția datelor cu caracter personal și respectă viața privată a tuturor celor care participă la activitățile proiectului.
Proiectul DEDICATION este cofinanțat de Uniunea Europeană prin programul Erasmus+. Proiectul are ca scop consolidarea cunoștințelor și competențelor personalului medical în ceea ce privește implementarea intervențiilor psihosociale pentru tinerii cu anomalii congenitale. Proiectul integrează învățarea digitală, realitatea virtuală (VR), îngrijirea centrată pe persoană, precum și principiile egalității, diversității și incluziunii (EDI).
Prezenta declarație de confidențialitate descrie modul în care datele cu caracter personal sunt colectate, utilizate, stocate, partajate și protejate în cadrul activităților DEDICATION.
Datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (Regulamentul privind protecția datelor, GDPR), cu legislația națională aplicabilă și cu politicile de protecție a datelor ale organizațiilor implicate.
Informațiile se referă la persoanele care participă la activitățile DEDICATION, inclusiv personalul medical, studenții, formatorii, reprezentanții proiectelor, participanții la ateliere, participanții la cursuri de formare online și alte părți interesate.
În cazul în care o anumită activitate necesită informații suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, aceste informații vor fi furnizate separat.

2. Consorțiul proiectului
Proiectul DEDICATION este coordonat de Universitatea Kristianstad din Suedia și este implementat de următoarele zece organizații din cadrul consorțiului proiectului:
Universitatea Kristianstad, Suedia
Triskelion Norway, Norvegia
Universitatea din Niš, Serbia
Spitalul General Papageorgiou, Grecia
Universitatea din Tartu, Estonia
Asociația Persoanelor cu Anomalii Faciale (ALA), Bulgaria
Asociația Cipriotă a Persoanelor cu Anomalii Craniofaciale și de Fend (Chrysallida), Cipru
Spitalul Clinic de Urgență pentru Copii „Marie S. Curie”, România
Centrul Medical Universitar din Ljubljana, Slovenia
Centrele Medicale Universitare din Amsterdam, Olanda


Partenerii proiectului colaborează în ceea ce privește dezvoltarea, implementarea, evaluarea și diseminarea activităților de formare ale proiectului DEDICATION. Fiecare organizație participantă este responsabilă de respectarea reglementărilor aplicabile privind protecția datelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.
În funcție de activitate, organizațiile pot fi operatori independenți de date cu caracter personal, operatori comuni de date cu caracter personal sau procesatori de date cu caracter personal. Participarea la consorțiul proiectului nu implică automat dreptul de a avea acces la datele cu caracter personal colectate de alți parteneri ai proiectului.

3. Responsabilitatea privind datele cu caracter personal și repartizarea responsabilităților
3.1 Coordonarea proiectului
Universitatea Kristianstad este coordonatorul oficial al proiectului DEDICATION.
Universitatea este responsabilă de coordonarea implementării, administrării și raportării proiectului, în conformitate cu acordul de finanțare Erasmus+.
Universitatea Kristianstad este operatorul de date cu caracter personal pentru operațiunile de prelucrare în care universitatea stabilește scopurile și mijloacele esențiale ale prelucrării datelor cu caracter personal.
Ceilalți parteneri ai proiectului pot fi operatori independenți ai datelor cu caracter personal pentru activitățile pe care le organizează și le administrează.

3.2 Responsabilitate comună pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul formării online
Universitatea Kristianstad, Suedia, și Triskelion Norway (organizație non-profit) sunt operatori comuni ai datelor cu caracter personal, în conformitate cu articolul 26 din RGPD, pentru activitățile de formare online ale DEDICATION desfășurate prin intermediul platformei de învățare LearnWorlds.
Organizațiile stabilesc în comun scopurile și mijloacele esențiale ale prelucrării datelor cu caracter personal referitoare la:
• Înregistrarea și identificarea participanților la cursuri.
• Accesul la materialele de formare.
• Participarea la cursuri și rezultatele studiilor.
• Testele preliminare și finale.
• Desfășurarea cursurilor.
• Certificarea în cadrul dezvoltării profesionale continue (Continuing Professional Development, CPD).
• Evaluarea rezultatelor formării.
Triskelion Norway deține și administrează platforma LearnWorlds.
Responsabilitatea comună privind datele cu caracter personal va rămâne valabilă și după încheierea finanțării Erasmus+ în 2027, întrucât cursurile CPD online ale DEDICATION vor fi disponibile cel puțin până în 2032.
Ambele organizații își vor respecta obligațiile respective prevăzute de RGPD pe toată durata acestei perioade.
Responsabilitatea include, printre altele, asigurarea unui temei juridic adecvat pentru prelucrare, furnizarea de informații privind confidențialitatea, protejarea datelor cu caracter personal, gestionarea perioadelor de stocare și răspunsul la solicitările privind drepturile persoanelor vizate.
Responsabilii comuni pentru prelucrarea datelor cu caracter personal vor încheia un acord în conformitate cu articolul 26 din RGPD, care reglementează responsabilitățile respective ale acestora.
Elementele esențiale ale acordului vor fi puse la dispoziția participanților.
Participanții își pot exercita drepturile prevăzute de RGPD față de fiecare dintre operatorii de date în comun.
Persoana de contact desemnată pentru protecția datelor în ceea ce privește formarea online: thomas@nilsen.com

3.3 Alte activități ale proiectului
În cazul atelierelor fizice, conferințelor, evenimentelor de diseminare și al altor activități organizate de parteneri individuali ai proiectului, instituția organizatoare poate fi operator independent de date cu caracter personal.
Atunci când două sau mai multe organizații stabilesc în comun scopurile și mijloacele esențiale ale prelucrării datelor cu caracter personal, trebuie încheiate acorduri adecvate privind responsabilitatea comună pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
Participanții vor fi informați cu privire la organizația care este operatorul de date cu caracter personal în momentul colectării datelor lor cu caracter personal.

4. Datele cu caracter personal colectate
DEDICATION aplică principiul minimizării datelor. Se vor colecta numai datele cu caracter personal necesare pentru scopuri specificate și legitime.
În funcție de activitate, pot fi prelucrate următoarele categorii de date cu caracter personal.

4.1 Înregistrarea și prezența la evenimente
Pentru întâlniri, ateliere, sesiuni de formare, conferințe și activități de diseminare:
• Numele și prenumele.
• Organizația sau instituția de care aparține.
• Țara.
• Funcția profesională, dacă este relevantă.
• Adresa de e-mail, atunci când este necesar.
• Informații privind înscrierea și participarea.
• Data prezenței.
• Semnătură, atunci când este necesar.
Semnăturile pot fi colectate pentru a documenta participarea și pentru a furniza date de referință pentru raportare, monitorizare și audit în cadrul programului Erasmus+.
Semnarea unei liste de prezență reprezintă o confirmare a participării. Aceasta nu implică consimțământul pentru fotografiere, publicare sau orice altă prelucrare a datelor cu caracter personal care nu are legătură cu înregistrarea prezenței.

4.2 Formare online și cursuri de dezvoltare profesională continuă (CPD)
Pentru cursurile online desfășurate prin intermediul LearnWorlds:
• Numele și prenumele.
• Adresa de e-mail.
• Organizația sau domeniul de activitate, atunci când se solicită acest lucru.
• Date privind înscrierea la curs.
• Participarea la curs și progresul în studiu.
• Răspunsurile la testele preliminare și finale.
• Punctajul și rezultatele testelor.
• Informații privind cursurile finalizate.
• Informații privind certificarea CPD.
Numele participanților sunt asociate cu rezultatele testelor pentru a verifica finalizarea cursului și a stabili dacă sunt îndeplinite cerințele pentru certificatul CPD.

4.3 Evaluare și feedback
DEDICATION poate colecta informații prin sondaje și formulare de feedback pentru a evalua activitățile de formare.
Acestea pot include:
• Experiența profesională.
• Cunoștințe și experiențe anterioare.
• Cunoștințele dobândite în cadrul formării.
• Încrederea autoevaluată în exercitarea profesiei și în metodele de lucru profesionale.
• Gradul de satisfacție al participanților.
• Feedback privind calitatea și relevanța cursului.
• Propuneri de îmbunătățiri.
În măsura posibilului, rezultatele evaluării vor fi anonimizate sau sintetizate la nivel de grup.
În cazul în care răspunsurile pot fi asociate cu persoane identificabile, acestea vor fi tratate ca date cu caracter personal.

4.4 Fotografii și înregistrări
În cadrul activităților proiectului pot fi realizate fotografii, înregistrări video și audio în scopul documentării, al formării și al diseminării rezultatelor proiectului.
În cazul în care persoanele pot fi identificate, materialul constituie date cu caracter personal.
Participanții vor fi informați atunci când se planifică realizarea de fotografii sau înregistrări.
În cazul în care consimțământul constituie temeiul juridic, acesta va fi obținut separat.

4.5 Comunicarea în cadrul proiectului
Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru a comunica cu participanții și părțile interesate cu privire la activitățile relevante din cadrul proiectului DEDICATION.
Acestea pot include numele, adresele de e-mail profesionale, afilierea la o instituție și corespondența.

4.6 Site-ul web și serviciile digitale
Site-ul web al DEDICATION și serviciile digitale asociate pot prelucra informații tehnice necesare pentru funcționarea acestora.
În funcție de serviciile utilizate, acestea pot include adrese IP, informații despre browser, informații despre dispozitiv, date de autentificare, cookie-uri și informații privind utilizarea site-ului web.
Informații suplimentare despre cookie-uri și serviciile relevante ale terților vor fi furnizate atunci când este cazul.

5. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal
DEDICATION prelucrează date cu caracter personal în următoarele scopuri:
1. Organizarea și administrarea activităților din cadrul proiectului.
2. Înregistrarea participanților la evenimentele de formare.
3. Documentarea prezenței și a participării.
4. Furnizarea accesului la resurse educaționale digitale.
5. Administrarea testelor preliminare și finale.
6. Urmărirea progresului în studii și a finalizării cursurilor.
7. Eliberarea și verificarea certificatelor CPD.
8. Evaluarea activităților de formare și a rezultatelor învățării.
9. Îmbunătățirea calității și accesibilității programelor de formare.
10. Respectarea cerințelor aplicabile privind raportarea și auditul în cadrul programului Erasmus+.
11. Comunicarea cu participanții și părțile interesate ale proiectului.
12. Documentarea și diseminarea activităților și rezultatelor proiectului.
13. Menținerea securității și funcționalității serviciilor digitale.
Datele cu caracter personal nu vor fi utilizate în scopuri incompatibile fără un temei juridic adecvat.
6. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
DEDICATION prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu articolul 6 din RGPD.
Temeiul juridic aplicabil depinde de activitatea de prelucrare și de organizația responsabilă de prelucrare.

6.1 Activități de formare și administrarea proiectelor
Articolul 6.1 litera (e) – Sarcină de interes public.
Atunci când Universitatea Kristianstad este operatorul de date, prelucrarea necesară pentru activitățile de formare și administrarea proiectelor, acolo unde este cazul, se bazează pe sarcinile de interes public stabilite prin lege ale universității.
Acest lucru poate include organizarea de cursuri, înregistrarea participanților, documentarea prezenței, administrarea activităților educaționale și evaluarea rezultatelor educaționale.
Misiunea de interes general în cauză trebuie să fie prevăzută în legislația suedeză relevantă.

6.2 Raportarea Erasmus+ și documentația de audit
Articolul 6.1 litera (e) – Sarcină de interes public, atunci când prelucrarea face parte din sarcinile stabilite prin lege ale instituției publice responsabile.
Articolul 6.1 litera (c) – O obligație legală poate fi aplicabilă atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații specifice prevăzute de legislația UE aplicabilă sau de legislația națională.
Existența unui acord de finanțare Erasmus+ nu înseamnă în mod automat că articolul 6.1 litera (c) constituie un temei juridic adecvat.
Organizația responsabilă de prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie să identifice și să documenteze temeiul juridic aplicabil pentru fiecare tip de documentație.

6.3 Formare online, teste și certificare CPD
Universitatea Kristianstad și Triskelion Norway sunt operatori de date cu caracter personal în comun pentru activitățile de formare online în cauză.
Pentru Universitatea Kristianstad, temeiul juridic propus este:
Articolul 6.1 litera (e) – Sarcină de interes public.
Pentru Triskelion Norway, temeiul juridic propus este:
Articolul 6.1 litera (f) – Interes legitim, cu condiția ca acesta să fie confirmat printr-o evaluare adecvată a intereselor.
Interesul legitim urmărit de Triskelion Norway constă în administrarea și desfășurarea eficientă a activităților de formare, a testelor participanților și a certificării CPD.
Prelucrarea include înregistrarea participanților, documentarea progresului în studii, administrarea testelor, verificarea cursurilor finalizate și eliberarea certificatelor.
Temeiurile juridice aplicabile vor fi documentate de către operatorii asociați.

6.4 Evaluarea proiectului
Atunci când Universitatea Kristianstad prelucrează date cu caracter personal în scopul evaluărilor necesare ale activităților de formare, se poate aplica articolul 6 alineatul (1) litera (e).
Atunci când Triskelion Norway prelucrează date cu caracter personal în scopul activităților de evaluare, se poate aplica articolul 6 alineatul (1) litera (f), cu condiția efectuării unei evaluări a intereselor.
Ceilalți parteneri de proiect care acționează în calitate de operatori independenți de date cu caracter personal trebuie să identifice temeiul juridic aplicabil activităților lor.
Activitățile voluntare de cercetare sau evaluare care necesită măsuri suplimentare de protecție vor fi însoțite de informații adecvate destinate participanților.

6.5 Fotografierea, înregistrarea video și difuzarea
Articolul 6.1 litera (a) – Consimțământul, atunci când acesta constituie temeiul juridic aplicabil.
Pentru utilizarea voluntară a fotografiilor, înregistrărilor video sau a înregistrărilor care permit identificarea participanților în comunicarea publică și difuzare, DEDICATION va obține, ca regulă generală, un consimțământ separat.
Participanții pot refuza sau își pot retrage consimțământul fără ca acest lucru să afecteze participarea lor la alte activități ale proiectului, care nu au legătură cu acest aspect.
În cazul în care se utilizează un alt temei juridic, participanții vor fi informați cu privire la acest lucru.

6.6 Comunicarea voluntară
Articolul 6.1 litera (a) – Consimțământul, acolo unde este cazul.
Participanții pot consimți în mod voluntar să primească informații care nu sunt necesare pentru administrarea participării lor.
Comunicările necesare privind activitățile la care participantul s-a înscris vor fi prelucrate în temeiul temeiului juridic aplicabil activității respective.

6.7 Funcționarea și securitatea site-ului web
Datele cu caracter personal necesare pentru funcționarea și securitatea site-ului web pot fi prelucrate în temeiul articolului 6.1 litera (e) sau al articolului 6.1 litera (f), în funcție de organizația care este operatorul de date și de scopurile prelucrării.
În cazul în care legea impune obținerea consimțământului pentru cookie-urile care nu sunt necesare sau pentru tehnologii similare, consimțământul va fi obținut înainte de activarea acestora.
Temeiul juridic specific pentru fiecare activitate de prelucrare trebuie confirmat și documentat de către organizația care este operatorul de date cu caracter personal înainte de publicarea prezentei declarații de confidențialitate.

7. Formare online prin LearnWorlds
DEDICATION oferă activități de formare online prin intermediul platformei de învățare LearnWorlds.
Contul de pe platformă este deținut și administrat de Triskelion Norway.
Universitatea Kristianstad și Triskelion Norway stabilesc de comun acord scopurile și mijloacele esențiale pentru prelucrarea datelor participanților la cursurile DEDICATION.

7.1 Înscrierea și participarea la cursuri
Participanții furnizează date de identificare atunci când se înscriu la cursurile online.
Datele sunt utilizate pentru crearea conturilor participanților, acordarea accesului la materialele de formare și administrarea activităților de formare.

7.2 Testele preliminare și finale
Participanții pot susține teste înainte și după activitățile de formare.
Testele sunt utilizate pentru a evalua rezultatele învățării și pentru a verifica dacă cerințele cursului au fost îndeplinite.
Răspunsurile la teste și rezultatele sunt asociate cu participanți identificabili atunci când acest lucru este necesar pentru administrarea formării și certificarea CPD.
Rezultatele individuale ale testelor vor fi accesibile numai personalului autorizat care are nevoie de aceste informații în scopuri legitime de formare, administrative sau de evaluare.

7.3 Certificarea CPD
Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru:
• Verificarea identității participantului.
• A confirma finalizarea cursului.
• A stabili dacă cerințele de certificare au fost îndeplinite.
• Generarea și eliberarea certificatelor CPD.
• Menținerea registrelor de certificare necesare.
Vor fi stocate numai informațiile necesare pentru aceste scopuri.

7.4 Evaluarea rezultatelor formării
Rezultatele testelor pot fi utilizate pentru a evalua impactul activităților de formare ale DEDICATION.
În măsura posibilului, rezultatele utilizate pentru raportarea proiectului, publicații și diseminare vor fi anonimizate sau agregate la nivel de grup.
Participanții individuali nu vor fi identificați în rezultatele raportate public fără un temei juridic adecvat.

7.5 Gestionarea conturilor participanților
Participanții își gestionează conturile prin intermediul platformei LearnWorlds.
Aceste conturi pot oferi, de asemenea, acces la alte cursuri și resurse din afara DEDICATION.
Gestionarea conturilor și solicitările de ștergere sunt reglementate de funcționalitățile platformei, de politica de confidențialitate și de măsurile aplicabile privind protecția datelor.
Participanții pot utiliza funcțiile de gestionare a conturilor puse la dispoziție de platformă.
Accesul la aceste funcții nu exonerează Universitatea Kristianstad și Triskelion Norway de obligațiile care le revin în temeiul GDPR pentru prelucrările pentru care sunt responsabile în comun.
Ștergerea unui cont de participant nu implică neapărat ștergerea imediată a datelor de certificare sau a altor informații care trebuie păstrate conform legii.

7.6 Măsurile de protecție a datelor ale LearnWorlds
LearnWorlds furnizează infrastructura tehnică pentru cursurile online și gestionarea datelor participanților.
Responsabilii comuni pentru prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie să se asigure că există acorduri adecvate cu procesatorii de date și măsuri de protecție.
Politica de confidențialitate a LearnWorlds și documentele relevante privind protecția datelor sunt disponibile pe site-ul oficial al LearnWorlds.

8. Evaluare, cercetare și date cu caracter personal sensibile
DEDICATION evaluează activitățile sale de formare pentru a le aprecia relevanța, calitatea și eficacitatea.
Atunci când este posibil, colectarea datelor cu caracter personal identificabile va fi limitată.
Datele anonime vor fi utilizate atunci când identificarea persoanelor fizice nu este necesară.
Datele pseudonimizate care pot fi încă asociate cu o persoană identificabilă constituie date cu caracter personal în conformitate cu RGPD.

8.1 Categorii speciale de date cu caracter personal
În mod normal, DEDICATION nu solicită participanților să furnizeze date cu caracter personal sensibile pentru a documenta prezența sau pentru a desfășura activități de formare obișnuite.
Atunci când se prelucrează categorii speciale de date cu caracter personal în conformitate cu articolul 9 din RGPD, organizația responsabilă de prelucrare trebuie să stabilească atât un temei juridic adecvat în conformitate cu articolul 6, cât și o excepție valabilă în conformitate cu articolul 9.
Trebuie luate măsuri suplimentare de protecție atunci când este necesar.

8.2 Activități de cercetare
Atunci când activitățile DEDICATION includ cercetare științifică, interviuri sau evaluări care necesită măsuri suplimentare de protecție etică sau juridică, participanții vor primi informații suplimentare.
Acestea pot include informații privind scopul cercetării, aprobarea etică, confidențialitatea, perioadele de stocare și drepturile participanților.
Consimțământul pentru participarea la cercetare și consimțământul ca temei juridic în conformitate cu RGPD sunt două chestiuni distincte.

8.3 Informații despre pacienți și familii
DEDICATION se concentrează pe îmbunătățirea capacității personalului medical de a sprijini tinerii cu anomalii congenitale și familiile acestora.
Datele identificabile ale pacienților sau ale membrilor familiei nu pot fi introduse în platformele de formare sau în formularele de evaluare, cu excepția cazului în care tratamentul a fost aprobat în mod expres și au fost puse în aplicare măsuri de protecție adecvate.
Atunci când se utilizează exemple clinice, ar trebui să se acorde prioritate datelor anonimizate sau fictive.

9. Fotografii, înregistrări video și difuzare
DEDICATION poate documenta activitățile prin fotografii, înregistrări video, înregistrări audio și alte materiale de comunicare.
Materialul poate fi utilizat pentru documentarea proiectului, raportare, activități de formare și diseminarea rezultatelor proiectului.
În cazul în care persoanele pot fi identificate, organizația responsabilă de prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie să stabilească un temei juridic adecvat pentru prelucrare și publicare.
În cazul în care este necesar consimțământul, acesta va fi obținut separat de confirmarea prezenței.
Participanții vor fi informați cu privire la scopurile prevăzute și la canalele de publicare.
Refuzul consimțământului pentru fotografierea sau înregistrarea video voluntară nu va afecta participarea la alte activități ale proiectului.
Cererile de retragere a consimțământului, obiecțiile împotriva prelucrării sau ștergerea datelor vor fi tratate în conformitate cu RGPD.

10. Partajarea datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal pot fi partajate atunci când acest lucru este necesar pentru activități legitime în cadrul DEDICATION și atunci când există un temei juridic adecvat.
Destinatarii pot include:
• Personalul autorizat din cadrul instituțiilor partenere relevante.
• Birourile naționale Erasmus+.
• Autoritățile relevante ale UE responsabile de finanțare și monitorizare.
• Auditori autorizați.
• Furnizori de servicii care sprijină administrarea proiectelor.
• Furnizori de platforme digitale de învățare și de servicii web.
Accesul la datele cu caracter personal va fi limitat la ceea ce este necesar pentru scopurile respective.
Participarea la consorțiul de proiect nu implică în mod automat acces nelimitat la datele cu caracter personal ale participanților.
Atunci când furnizorii externi de servicii prelucrează date cu caracter personal în numele unui operator, se vor încheia acorduri adecvate în conformitate cu articolul 28 din RGPD.
Datele cu caracter personal nu vor fi vândute către terți.

11. Transferurile internaționale de date cu caracter personal
DEDICATION include organizații atât din cadrul, cât și din afara Spațiului Economic European (SEE).
Transferurile de date cu caracter personal între Suedia și Norvegia au loc în cadrul SEE și, prin urmare, nu constituie în sine transferuri către țări terțe, conform capitolului V din RGPD.
Atunci când datele cu caracter personal sunt transferate către țări din afara SEE, organizația responsabilă de prelucrare trebuie să se asigure că există un mecanism adecvat de transfer.
Acesta poate include:
• Decizia Comisiei Europene privind nivelul adecvat de protecție.
• Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
• Alte mecanisme de transfer permise în conformitate cu RGPD.
Măsurile de protecție tehnice și organizatorice adecvate trebuie aplicate atunci când este necesar.
Aceasta include, de asemenea, evaluarea transferurilor de date cu caracter personal către parteneri de proiect din afara SEE și către furnizorii relevanți de servicii digitale.
Transferuri internaționale specifice și măsuri de protecție aplicabile: [Inserați date verificate.]

12. Stocare și securitate
Partenerii de proiect ai DEDICATION vor aplica măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii accidentale, modificării sau divulgării.
Măsurile pot include:
• Sisteme instituționale sigure de stocare.
• Acces limitat la registrele participanților.
• Controale adecvate de autentificare și acces.
• Transferul securizat al datelor cu caracter personal.
• Reducerea la minimum a datelor.
• Anonimizarea sau pseudonimizarea, atunci când este cazul.
• Proceduri sigure de ștergere.
• Măsuri de protecție contractuale adecvate.
Accesul la datele cu caracter personal va fi limitat la personalul autorizat care are nevoie de aceste informații în scopuri specifice.
Listele de prezență completate, conținând nume și semnături, vor fi păstrate în siguranță și nu vor fi făcute publice.

13. Perioadele de păstrare a datelor cu caracter personal
DEDICATION păstrează datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile și pentru îndeplinirea cerințelor relevante ale programului Erasmus+.
Proiectul s-a angajat să mențină site-ul web și cursurile CPD online disponibile timp de cel puțin cinci ani după finalizarea proiectului, adică cel puțin până în 2032.
Acest angajament nu înseamnă că toate datele cu caracter personal colectate în cadrul proiectului vor fi păstrate pe aceeași perioadă.
Se aplică perioade de stocare diferite, în funcție de categoria și scopul datelor.

13.1 Documentația proiectului Erasmus+
Listele de prezență, semnăturile participanților și alte documente necesare pentru a dovedi derularea proiectului vor fi, în mod normal, păstrate timp de cinci ani de la ultima plată a finanțării Erasmus+, sub rezerva prevederilor din acordul de finanțare aplicabil.
Documentația poate fi necesar să fie păstrată pentru o perioadă mai lungă dacă acest lucru este impus de legislația națională, de cerințele instituționale de arhivare, de audituri în curs sau de alte obligații legale.

13.2 Formare online și conturile participanților
Cursurile CPD online ale DEDICATION vor fi disponibile prin intermediul LearnWorlds cel puțin până în 2032.
În această perioadă, participanții se pot înscrie la cursuri, pot accesa materialele de formare, pot susține teste și pot obține certificate CPD.
Participanții își gestionează conturile prin intermediul platformei LearnWorlds, care poate oferi acces și la alte cursuri din afara DEDICATION.
Gestionarea conturilor și solicitările de ștergere sunt reglementate de funcționalitățile platformei și de măsurile aplicabile privind protecția datelor.
DEDICATION nu aplică nicio perioadă separată de ștergere automată a conturilor doar pe motiv de inactivitate.
Datele cu caracter personal colectate în mod specific pentru DEDICATION vor fi stocate în conformitate cu scopurile și perioadele de stocare specificate în prezenta politică de confidențialitate.

13.3 Testele preliminare și finale
Răspunsurile identificabile la teste vor fi stocate atât timp cât este necesar pentru a administra activitățile de formare, a verifica finalizarea cursurilor și a efectua evaluările relevante.
Atunci când informațiile privind testele sunt utilizate pentru evaluarea proiectului, răspunsurile identificabile vor fi, în mod normal, șterse sau anonimizate în termen de 12 luni de la finalizarea evaluării respective, cu excepția cazului în care stocarea suplimentară este necesară și justificată din punct de vedere legal.
Informațiile limitate necesare pentru verificarea finalizării cursurilor și a certificării pot fi stocate separat.
Rezultatele testelor agregate sau anonimizate efectiv pot fi stocate pe perioade mai lungi.

13.4 Registrul de certificare CPD
DEDICATION va ține registre limitate privind certificatele CPD eliberate.
Acestea pot include:
• Numele complet al participantului.
• Titlul cursului.
• Data finalizării.
• Numărul de identificare al certificatului, dacă există.
• Confirmarea îndeplinirii cerințelor de certificare.
Informațiile privind certificarea CPD vor fi, de regulă, păstrate timp de cinci ani de la eliberarea certificatului, sub rezerva cerințelor de acreditare aplicabile, a obligațiilor legale și a reglementărilor instituționale.
Răspunsurile individuale la teste nu vor fi păstrate exclusiv în scopul verificării certificării, atunci când sunt suficiente informații mai puțin detaliate.
Întrucât cursurile DEDICATION vor fi disponibile cel puțin până în 2032, este posibil ca datele de certificare să trebuiască păstrate și după această dată pentru participanții care finalizează cursurile în ultimii ani ai perioadei de disponibilitate.

13.5 Chestionare de evaluare
Răspunsurile identificabile la chestionarele de evaluare ale proiectului vor fi, în mod normal, șterse sau anonimizate în termen de 12 luni de la finalizarea evaluării respective, cu excepția cazului în care stocarea suplimentară este necesară și justificată din punct de vedere legal.
Rezultatele anonime și agregate ale evaluării pot fi păstrate în scopul raportării proiectului, al diseminării și al dezvoltării viitoare a programelor de formare.

13.6 Fotografii și înregistrări video
Fotografiile și înregistrările video utilizate pentru documentarea justificată a proiectului și pentru diseminare pot fi păstrate până în 2032, în conformitate cu angajamentul de sustenabilitate al proiectului.
Stocarea sau publicarea în continuare după această perioadă necesită un temei juridic adecvat și o reevaluare.
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment.

13.7 Site-ul web al proiectului și resursele educaționale
Site-ul web al DEDICATION și resursele educaționale digitale vor fi disponibile cel puțin până în 2032.
Materialele educaționale care nu conțin date cu caracter personal identificabile pot fi păstrate și după această perioadă.
Datele cu caracter personal care apar în materialele publicate vor fi verificate periodic pentru a se asigura că publicarea lor continuă este necesară, legală și proporțională.

13.8 Comunicarea în cadrul proiectului
Datele de contact personale utilizate pentru comunicarea în cadrul proiectului vor fi păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile respective de comunicare.
Atunci când continuarea comunicării este voluntară și se bazează pe consimțământ, persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment.

13.9 Informații tehnice de pe site
Jurnalele tehnice și datele de analiză vor fi stocate pe perioade adecvate, ținând seama de obiectivele de securitate, funcționare sau analiză.
Perioadele de stocare aplicabile depind de tehnologiile și serviciile utilizate.

13.10 Revizuire și ștergere
Organizațiile responsabile de prelucrarea datelor cu caracter personal vor revizui periodic datele cu caracter personal stocate.
Atunci când datele cu caracter personal nu mai sunt necesare și nu există cerințe legale sau instituționale care să justifice păstrarea lor în continuare, datele vor fi șterse în condiții de siguranță sau vor fi anonimizate.
Se vor respecta dispozițiile aplicabile privind documentele publice și arhivarea.

14. Drepturile dumneavoastră în conformitate cu RGPD
Persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul DEDICATION beneficiază de drepturi în temeiul GDPR.
În funcție de circumstanțe și de temeiul juridic aplicabil, acestea pot include:
Dreptul de acces: Puteți solicita informații cu privire la datele cu caracter personal care vă privesc și care sunt prelucrate și, după caz, puteți obține o copie a acestora.
Dreptul la rectificare: Puteți solicita rectificarea datelor cu caracter personal incorecte sau incomplete.
Dreptul la ștergere: Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal atunci când sunt îndeplinite condițiile prevăzute de GDPR.
Dreptul la limitarea prelucrării: În anumite situații, puteți solicita limitarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal.
Dreptul de a formula obiecții: Puteți formula obiecții împotriva prelucrării bazate pe date de interes public sau pe interese legitime, sub rezerva condițiilor legale aplicabile.
Dreptul la portabilitatea datelor: Atunci când este cazul, puteți solicita să primiți anumite date cu caracter personal într-un format structurat, utilizat pe scară largă și care poate fi citit automat.
Dreptul de a retrage consimțământul: În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment.
Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea consimțământului.
Aceste drepturi sunt supuse condițiilor și excepțiilor prevăzute în RGPD.
În cazul prelucrării care face obiectul responsabilității comune privind datele cu caracter personal, participanții își pot exercita drepturile fie față de Universitatea Kristianstad, fie față de Triskelion Norway.

15. Reclamații
Persoanele care consideră că datele lor cu caracter personal au fost prelucrate cu încălcarea legislației privind protecția datelor au dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.
În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal care implică Universitatea Kristianstad, autoritatea de supraveghere suedeză relevantă este:
Autoritatea pentru Protecția Vieții Private (IMY)
Persoanele fizice pot, de asemenea, să contacteze autoritatea de supraveghere competentă din țara în care își au reședința obișnuită, în care lucrează sau în care a avut loc presupusa încălcare, după caz.

16. Este obligatorie furnizarea datelor cu caracter personal?
Anumite date cu caracter personal pot fi necesare pentru a participa la anumite activități din cadrul DEDICATION.
De exemplu:
• Numele poate fi solicitat pentru a atesta prezența.
• Datele de contact pot fi necesare pentru înscrierea la curs.
• Rezultatele testelor pot fi necesare pentru a verifica rezultatele învățării.
• Datele de identificare pot fi necesare pentru eliberarea certificatelor CPD.
Atunci când furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie, participanții vor fi informați cu privire la acest lucru și la consecințele nefurnizării datelor.
Participarea la activități voluntare, inclusiv anumite evaluări, sesiuni foto sau inițiative de comunicare, nu va constitui o condiție pentru participarea la alte activități fără legătură cu acestea.

17. Luarea automată a deciziilor
Platforma LearnWorlds poate utiliza funcții automatizate pentru a calcula rezultatele testelor și a stabili dacă au fost îndeplinite cerințele prestabilite privind finalizarea cursului.
Astfel de funcții nu constituie neapărat un proces decizional automatizat în sensul articolului 22 din RGPD.
Responsabilii comuni pentru prelucrarea datelor cu caracter personal vor evalua dacă o anumită prelucrare intră sub incidența articolului 22.
Atunci când este cazul, participanții vor primi informații cu privire la logica care stă la baza prelucrării, la semnificația acesteia și la posibilele sale consecințe.
Funcții automatizate de testare și certificare: [Confirmați configurația actuală în LearnWorlds.]

18. Modificări ale prezentei declarații de confidențialitate
Prezenta politică de confidențialitate poate fi actualizată pentru a reflecta modificările survenite în activitățile proiectului, prelucrarea datelor cu caracter personal, cerințele legale sau responsabilitățile instituționale.
Cea mai recentă versiune va fi publicată pe site-ul web al DEDICATION.
Atunci când modificările afectează în mod semnificativ modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, persoanele vizate vor fi informate în conformitate cu RGPD.

19. Date de contact
Pentru întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul DEDICATION, vă rugăm să contactați organizația responsabilă de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Coordonatorul proiectului și responsabilul comun pentru protecția datelor
Universitatea din Kristianstad
Suedia
Site-ul web al proiectului: https://vrdedication.eu
Persoană de contact pentru chestiuni legate de protecția datelor: martin.j.persson@hkr.se
Responsabil comun pentru protecția datelor – activități educaționale online
Triskelion Norvegia
Norvegia
Persoană de contact pentru aspecte legate de protecția datelor: thomas@nilsen.com
Alți parteneri ai proiectului
Pentru datele cu caracter personal colectate direct de un alt partener DEDICATION care acționează în calitate de operator independent, participanții pot contacta instituția în cauză.
Datele de contact ale organizațiilor participante sunt disponibile pe site-ul web al DEDICATION.

20. Informații suplimentare privind confidențialitatea
Informații suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal pot fi furnizate în legătură cu activități specifice din cadrul DEDICATION, inclusiv:
• Înscrierea la cursuri online.
• Teste de cunoștințe și evaluări.
• Activități de cercetare și evaluare.
• Fotografierea și înregistrarea video.
• Evenimente specifice proiectului.
• Servicii digitale furnizate de terți.
Aceste informații completează prezenta politică de confidențialitate și vor fi furnizate atunci când acest lucru este necesar în conformitate cu legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor.